Scanner sind ein zunehmend wichtiges Thema. In einer immer stärker digitalisierten Welt spielen sie bei der Transformation von analogen in digitale Prozesse eine zentrale Rolle. Unternehmen und Organisationen ermöglichen sie, ihre Daten effizienter zu verwalten, Kosten zu senken, die Sicherheit zu erhöhen und umweltbewusster zu handeln – vorausgesetzt, der richtige Scanner kommt zum Einsatz.
Bei Digitalisierungsvorhaben sind Scanner unverzichtbare Werkzeuge. Schließlich bildet das konsequente Scannen aller Papierdokumente die Basis eines solchen Projekts. Doch Dokumentenscanner müssen heute weitaus mehr leisten als nur das. Denn erst dann, wenn Dateien sowie Daten intelligent für Folgeprozesse aufbereitet werden, lassen sich ganze Workflows automatisieren, was die Produktivität in Unternehmen erheblich steigert. Um dies zu erreichen, gilt es, folgende Kriterien bei der Scannerauswahl zu beachten.
Den richtigen Scanner auswählen: 6 Tipps
Das Einsatzgebiet
Je nachdem, wo ein Scanner im Unternehmen eingesetzt wird, sollte dieser für das entsprechende Scanvolumen sowie die zu digitalisierenden Dokumente ausgelegt sein. Werden täglich tausende Blatt Papier digitalisiert, so wird ein Gerät mit einer hohen Scangeschwindigkeit benötigt. Müssen häufig DIN A3 Formate erfasst werden, so empfiehlt sich ein Scanner mit passendem Einzug oder Flachbett. Letzteres ist auch ideal für Umgebungen, in denen sensible Urkunden oder Ausweisdokumente gescannt werden.
Sicheres Papierhandling
Es ist ratsam, einen Scanner anzuschaffen, der Dokumente unabhängig von ihrer Form und Stärke problemlos im Stapel verarbeiten kann. Dabei ist es entscheidend, dass Papierstaus und Fehleinzüge sowie die Beschädigung von Dokumenten verhindert werden. Moderne Scanner, wie zum Beispiel die der Kodak S3000 Serie, die den FACTS-Test mit dem Urteil „sehr gut“ bestanden hat (FACTS Mag 01/2021), verfügen über einen automatischen 500 Blatt Dokumenteneinzug, der heterogenes Beleggut im Stapel spielend verarbeitet. Der intelligente Dokumentenschutz und die Mehrfacheinzugssensoren erkennen Probleme bei der Papierzufuhr und stoppen den Einzug sofort. So wird sichergestellt, dass Dokumente nicht beschädigt und keine Seiten übersprungen werden.
Intuitive Nutzung
Lässt sich ein Scanner leicht bedienen, können Unternehmen von mehreren Vorteilen profitieren. Auf der einen Seite beschleunigt dies Prozesse und steigert deren Effizienz. Auf der anderen Seite beugt eine einfache Nutzung Frust der Mitarbeitenden vor und sorgt für eine bessere Nutzerakzeptanz. Um diesen Aspekten Rechnung zu tragen, bietet Kodak Alaris zu seinen Dokumentenscannern kostenlos die Software Smart Touch. Damit können je nach Modell bis zu 20 Scanvorgänge vorkonfiguriert und mit nur einem Klick ausgelöst werden. Das automatisiert wiederkehrende Scanjobs auf spielend leichte Weise und steigert die Produktivität erheblich.
Optimierte Bildqualität
Die Bildqualität ist essenziell für die Nutzung von automatisierter Datenextraktion (OCR-/ICR-Erkennung), für das Auffinden von Dateien per OCR und für RPA (robotergesteuerte Prozessautomatisierung). Dabei ist jedoch auch auf die Dateigröße zu achten. Die hochentwickelte Bildverarbeitungstechnologie Perfect Page von Kodak Alaris liefert eine hohe Bildqualität und komprimiert die Dateien, sodass sie weniger Speicherplatz benötigen sowie schneller abrufbar sind. Mit über 30 modernsten, automatisierten Möglichkeiten zur Bildoptimierung werden selbst schwierige Originale in perfekt lesbare Dateien verwandelt, und das in Nenngeschwindigkeit. Die Software korrigiert dabei beispielsweise die Bildhelligkeit, Schräglagen sowie Ausrichtung automatisch und liefert so stets beste Bildqualität.
Sicherheit
Die IT-Sicherheit hat höchste Priorität in Unternehmen. Da jedes Gerät im Netzwerk angreifbar ist, sollte auch bei der Anschaffung eines Scanners Wert auf Cybersecurity gelegt werden. So bietet die Kodak S3000 Serie professionelle Sicherheitsfunktionen wie Secure Boot, die Firmware validiert, bevor sie ausgeführt wird. Sollte diese doch einmal korrumpiert sein, wird sie durch eine „saubere“ und signierte Kopie ersetzt, die auf einem speziell gesicherten Speicher im Scanner liegt. Zudem unterstützen die Scanner Sicherheitsprotokolle wie HTTPS- und TLS-Verschlüsselung für eine sichere Übertragung.
Scansoftware zahlt sich aus
Erst durch den Einsatz der richtigen Erfassungslösung wird das volle Potenzial der Digitalisierung genutzt. Zu beachten ist, dass viele Scanlösungen auf dem Markt nicht weiterentwickelt wurden, weshalb sie mit Scannern der neuesten Generation nicht mehr mithalten können.
Eine Scanlösung sollte Dokumente automatisiert erkennen, klassifizieren und Inhalte auslesen können. Damit lassen sich nicht nur die digitalisierten Dokumente nahtlos in den entsprechenden Workflow integrieren, sondern auch die extrahierten Informationen in andere Systeme übergeben. Ein ganz wichtiger Aspekt bei der Wahl einer Scanlösung ist zudem die einfache, intuitive Bedienung. Nur so wird der Scanprozess für die Anwender vereinfacht und manuelle Handgriffe minimiert.
INFO
Die S3000er Serie von Kodak Alaris hat FACTS bereits getestet und die Ergebnisse in einem Videobeitrag zusammengefasst. Auch verschiedene Fachhändler haben ein Statement zu der Scanner Serie abgegeben.
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