Nadia Hamdan

Open Space: Mit fri­scher Ener­gie ans Werk

20. 07. 2024

Lesedauer: 7 Minuten


Eine offe­ne Arbeits­um­ge­bung, die Kom­mu­ni­ka­ti­on und Aus­tausch erlaubt, mit kla­ren Lini­en opti­sche Ruhe erzeugt und in einem moder­nen Look erstrahlt: Die Bay­reu­ther Zen­tra­le der Ener­gie­haus Deutsch­land B2B GmbH wech­sel­te mit der Adres­se auch die Büro­ein­rich­tung. Es ent­stand ein Open Space für die effek­ti­ve Zusam­men­ar­beit im Team.

Die Ener­gie­haus Deutsch­land B2B GmbH belie­fert Kun­den aus der Immo­bi­li­en­wirt­schaft in ganz Deutsch­land mit Erd­gas und Strom. Seit 2018 gehört sie zur Wemag-Unter­neh­mens­grup­pe. Bis­lang fand der Arbeits­all­tag in der Bay­reu­ther Zen­tra­le in Büro­be­rei­chen aus den 1990er-Jah­ren statt. Das Bild präg­ten Ein­zel­bü­ros, die den Aus­tausch zwi­schen Mit­ar­bei­ten­den und Abtei­lun­gen nicht gera­de för­der­ten. Im Lau­fe der Jah­re wan­del­ten sich die Arbeits­for­men hin zu mehr Team­work und fla­chen Hier­ar­chien. Damit war es an der Zeit, die Office­zo­nen dar­an anzu­pas­sen.

Wech­sel in den Open Space

Um bis­he­ri­ge Struk­tu­ren auf­zu­lö­sen und eine völ­lig ver­än­der­te Arbeits­um­ge­bung zu schaf­fen, setz­te Ener­gie­haus Deutsch­land B2B auf einen kom­plet­ten Wech­sel in einem neu­en Gebäu­de. Der Plan für den neu­en Stand­ort: Ein Open Space mit kla­ren Lini­en, moder­nem Design und zahl­rei­chen Mög­lich­kei­ten für den Aus­tausch zwi­schen Teams und Mit­ar­bei­ten­den auf einer 400 Qua­drat­me­ter gro­ßen Nutz­flä­che. „Unser Geschäft hat sich gewan­delt, die Arbeits­um­ge­bung muss dem Rech­nung tra­gen“, erläu­tert Jochen Affeldt, Geschäfts­füh­rer der Ener­gie­haus Deutsch­land B2B GmbH, die Hin­ter­grün­de des Vor­ha­bens.

Für das fri­sche Büro­kon­zept und die neue Ein­rich­tung für ins­ge­samt 15 Mit­ar­bei­ten­de zeich­ne­te Kin­narps ver­ant­wort­lich. Die Exper­ten für Innen­ar­chi­tek­tur- und Möblie­rungs­lö­sun­gen beglei­te­ten den gesam­ten Chan­ge-Pro­zess in enger Zusam­men­ar­beit mit der Geschäfts­füh­rung. Schließ­lich ging es nicht nur um eine neue Büro­aus­stat­tung: Es stand die Erar­bei­tung eines inno­va­ti­ven Open-Space-Büro-Kon­zepts mit kla­ren Vor­ga­ben für den inspi­ra­ti­ven Aus­tausch an. Optisch sicht­ba­re Hier­ar­chien soll­ten mit dem neu­en Kon­zept eben­so der Ver­gan­gen­heit ange­hö­ren wie Ein­zel­bü­ros.

Ein Open-Space-Büro mit Desk-Sha­ring-Kon­zept unter­stützt in Zukunft die Work­flows bei Ener­gie­haus Deutsch­land. Foto: Anni­ka Feuss

New-Work-Bera­tung durch Exper­ten

Einer sol­chen tief­grei­fen­den Ver­än­de­rung hin zu Desk-Sha­ring- und New-Work-Kon­zep­ten ste­hen häu­fig Beden­ken der Beleg­schaft ent­ge­gen: „Per­sön­li­che Arbeits­plät­ze im Ein­zel­bü­ro zuguns­ten einer Shared- und Clean-Desk-Poli­cy auf­zu­ge­ben, erzeugt oft­mals Skep­sis“, erläu­tert Dr. Jens Geb­hardt, Com­mer­cial Direc­tor bei Kin­narps. Die New-Work-Exper­ten ken­nen sich damit aus: Sie bli­cken auf einen Erfah­rungs­schatz von rund 400 Arbeits­platz­ana­ly­sen zurück – und wis­sen, dass es unver­zicht­bar ist, die Beleg­schaft mit ins Boot zu holen. Im Lau­fe des Open-Space-Pro­jekts erhiel­ten die Mit­ar­bei­ten­den aus­führ­li­che Infor­ma­tio­nen über den aktu­el­len Stand. Vir­tu­el­le Rund­gän­ge und regel­mä­ßi­ge Updates boten ihnen die Gele­gen­heit, sich mit allen Details und Neue­run­gen inten­siv aus­ein­an­der­zu­set­zen und Feed­back zu geben.

Neue Arbeits­ab­läu­fe und Arbeits­for­men ver­än­dern die Anfor­de­run­gen an die Office­welt. Zugleich hat jedes Unter­neh­men indi­vi­du­el­le Ansprü­che an die Büro­um­ge­bung. Mit der Arbeits­platz­ana­ly­se Next Office geht Kin­narps die­sen Fak­to­ren auf den Grund, bringt Work­flows und Bedürf­nis­se in Ein­klang und schafft so die Basis für eine opti­ma­le Arbeits­platz­ge­stal­tung – auch im Open Space. In der Zen­tra­le von Ener­gie­haus Deutsch­land stand vor allem die ganz­heit­li­che Ver­bes­se­rung der Arbeits­um­ge­bung mit Akus­tik- und Beleuch­tungs­pla­nung sowie eine ergo­no­mi­sche Aus­stat­tung im Fokus.

Begeg­nungs­zo­nen schaf­fen

Damit dies gelang, stimm­te sich das Team von Kin­narps regel­mä­ßig mit Jochen Affeldt ab: Es galt, Bedürf­nis­se und Visio­nen in Ein­klang zu brin­gen. Die Pla­nung sah eine hel­le Open-Space-Flä­che vor, auf der Ver­trieb und Back­of­fice ein­an­der begeg­nen, die ent­spann­te Tref­fen und infor­mel­len Aus­tausch för­dert.

Nach der Kon­zep­ti­on folg­te die Pra­xis: Mit dem Inte­ri­or-Design-Team von Kin­narps ging es dar­an, die Pla­nun­gen in die Rea­li­tät umzu­set­zen. Ins­ge­samt nahm die Umbau­zeit rund 13 Mona­te in Anspruch – und das Ergeb­nis kann sich sehen las­sen.

Heu­te emp­fängt die Mit­ar­bei­ten­den ein ein­la­den­der Will­kom­mens­be­reich mit Küche und Touch­down: In einem sol­chen Touch­down-Bereich fin­den kur­ze Bespre­chun­gen statt und er bie­tet Raum, um klei­ne Auf­ga­ben auf einer varia­bel nutz­ba­ren Flä­che zu erle­di­gen. Ein Tisch auf Rol­len aus der Pro­dukt­rei­he Vagabond erlaubt maxi­ma­le Fle­xi­bi­li­tät. Pas­send dazu flan­kie­ren fili­gra­ne, sta­bi­le Hocker auf Rol­len die mul­ti­funk­tio­na­le Zone. Vis-à-vis ver­birgt sich ein klei­ner abge­trenn­ter Raum für Bespre­chun­gen mit Kom­fort: Für die­sen sorgt ein Sofa aus der Serie Alto.

Mobi­le Möbel wie die Tische aus der Serie Vagabond von Kin­naprs schaf­fen Orte für Begeg­nun­gen im Open Space. Foto: Anni­ka Feuss

Ergo­no­mie & Design im Open-Space-Büro

Dem Team ste­hen heu­te zwei offe­ne Arbeits­be­rei­che zur Ver­fü­gung. Höhen­ver­stell­ba­re Schreib­ti­sche aus der Serie Pola­ris und ergo­no­mi­sche Büro­dreh­stüh­le aus der Modell­rei­he Plus ermög­li­chen dyna­mi­sches Arbei­ten und Bewe­gung. Plus ver­fügt über den Free­Float-Mecha­nis­mus: Rücken­leh­ne und Sitz bewe­gen sich unab­hän­gig von­ein­an­der und för­dern so regel­mä­ßi­ges Bewe­gen. Prak­ti­scher Stau­raum mit ele­gan­ten Roll­la­den­tü­ren stammt aus der Serie Space.

Zusätz­lich zu den offe­nen Zonen soll­te dem Bedürf­nis nach Ruhe und Kon­zen­tra­ti­on Rech­nung getra­gen wer­den. Dafür schuf Kin­narps ein groß­zü­gi­ges Zwei­er­bü­ro mit höhen­ver­stell­ba­ren Tischen der Serie P. Für unge­stör­te Tele­fo­na­te ent­stand eine sepa­ra­te Box. Ins­ge­samt ste­hen dem Team heu­te fünf unter­schied­li­che Bespre­chungs­or­te zur Ver­fü­gung. Einer davon eig­net sich dank des gro­ßen, V‑förmigen Tischs Disk auch für hybri­de Mee­tings.

Gute Grün­de für Desk Sha­ring

Das neue Kon­zept bei Ener­gie­haus Deutsch­land sah im Rah­men des Desk-Sha­ring-Kon­zepts auch eine Clean Desk Poli­cy vor. Die Idee dahin­ter: „So auf­ge­räumt wie der Arbeits­platz, so auf­ge­räumt ist der Kopf“, bemerkt Affeldt. Mit­ar­bei­ten­de ver­stau­en per­sön­li­che Din­ge in einer Box, die sich ein­fach über­all hin mit­neh­men lässt – an den Arbeits­platz eben­so wie in die Tele­fon­box und in eine Mee­ting­zo­ne.

Dank der Open-Space-Büro­ge­stal­tung sowie der Inte­gra­ti­on ver­schie­de­ner Begeg­nungs­zo­nen gelang, was das Kon­zept vor­sah: die Durch­mi­schung der Teams, ein effek­ti­ver Aus­tausch unter­ein­an­der und eine Inten­si­vie­rung der Kon­tak­te – auch von Kol­le­gen, die sich zuvor nur sel­ten begeg­ne­ten. „Seit dem Ein­zug herrscht eine neue Dyna­mik im Büro, geprägt von gestei­ger­ter Inter­ak­ti­on und Zusam­men­ar­beit“, berich­tet Affeldt. „Das Ver­triebs­team mischt sich mit dem Back­of­fice-Team, es sit­zen jetzt Leu­te zusam­men, die vor­her weni­ger mit­ein­an­der zu tun hat­ten und nun mer­ken, wie gut und wich­tig der Aus­tausch ist.“

Nach­hal­tig­keit & Design im Open Space

Ent­schei­dend für eine gelun­ge­ne Büro­um­ge­bung ist nicht zuletzt die Aus­wahl von Far­ben und Mate­ria­li­en. Sie tra­gen einen Löwen­an­teil zu einer inspi­rie­ren­den Arbeits­at­mo­sphä­re sowie zur Mar­ken­iden­ti­tät des Unter­neh­mens bei. Das Kin­narps Inte­ri­or Design Team ent­schied sich, pas­send zu den Cor­po­ra­te-Far­ben von Ener­gie­haus Deutsch­land, für eine har­mo­ni­sche Schat­tie­rung von Gelb- und Grün­tö­nen. Die Far­ben ergän­zen sich per­fekt und wir­ken sich posi­tiv auf die Raum­wir­kung und die Stim­mung im Büro aus.

Natür­li­che Mate­ria­li­en ergän­zen die Farb­wahl per­fekt und erzeu­gen eine war­me, ein­la­den­de Atmo­sphä­re. Kin­narps setzt dabei auf Details aus hel­lem Holz, auf Bezugs­stof­fe aus Filz und Wol­le sowie eine Wand­ge­stal­tung mit Ele­men­ten aus ech­tem Moos. Die­se die­nen nicht nur als opti­sches i‑Tüpfelchen, son­dern dämp­fen zugleich Geräu­sche. Im Ein­gangs­be­reich ergänzt eine Tape­te mit flo­ra­len Moti­ven das Gesamt­kon­zept: Deren Farb­tö­ne har­mo­nie­ren opti­mal sowohl zur Möblie­rung als auch zu den akus­tisch wirk­sa­men Moos-Modu­len.

Bei der Aus­wahl der Ein­rich­tung leg­te die Wemag-Unter­neh­mens­grup­pe eben­so gro­ßen Wert auf Nach­hal­tig­keit wie Kin­narps. So stand die maß­vol­le Nut­zung von Res­sour­cen und die Ver­wer­tung von Mate­ria­li­en im Sin­ne einer Kreis­lauf­wirt­schaft weit oben auf der Agen­da.

Moos-Ele­men­te an den Wän­den bie­ten akus­ti­schen Schutz und sor­gen für ein natur­na­hes Ambi­en­te. Foto: Anni­ka Feuss

Gelun­ge­nes Open-Space-Pro­jekt

„Eine durch­dach­te Pla­nung und Aus­wahl der zu den Bedürf­nis­sen pas­sen­den Ein­rich­tung kann den Aus­tausch im Kol­le­gi­um ver­bes­sern, die Pro­duk­ti­vi­tät stei­gern und die Zufrie­den­heit der Mit­ar­bei­ter för­dern“, fasst Geb­hardt zusam­men. „Das zeigt das Pro­jekt bei Ener­gie­haus Deutsch­land anschau­lich“. Zu einem guten Gelin­gen trägt nicht zuletzt auch eine har­mo­ni­sche Zusam­men­ar­beit bei, bei der alle an einem Strang zie­hen. Auch das gelang, wie Jochen Affeldt abschlie­ßend betont: „Die Zusam­men­ar­beit mit dem Ver­trieb und dem Inte­ri­or-Design-Team von Kin­narps war außer­ge­wöhn­lich har­mo­nisch. Wir waren ein gutes Team und sel­ten hat mir ein Pro­jekt sol­chen Spaß gemacht.“

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