Eine offene Arbeitsumgebung, die Kommunikation und Austausch erlaubt, mit klaren Linien optische Ruhe erzeugt und in einem modernen Look erstrahlt: Die Bayreuther Zentrale der Energiehaus Deutschland B2B GmbH wechselte mit der Adresse auch die Büroeinrichtung. Es entstand ein Open Space für die effektive Zusammenarbeit im Team.
Die Energiehaus Deutschland B2B GmbH beliefert Kunden aus der Immobilienwirtschaft in ganz Deutschland mit Erdgas und Strom. Seit 2018 gehört sie zur Wemag-Unternehmensgruppe. Bislang fand der Arbeitsalltag in der Bayreuther Zentrale in Bürobereichen aus den 1990er-Jahren statt. Das Bild prägten Einzelbüros, die den Austausch zwischen Mitarbeitenden und Abteilungen nicht gerade förderten. Im Laufe der Jahre wandelten sich die Arbeitsformen hin zu mehr Teamwork und flachen Hierarchien. Damit war es an der Zeit, die Officezonen daran anzupassen.
Wechsel in den Open Space
Um bisherige Strukturen aufzulösen und eine völlig veränderte Arbeitsumgebung zu schaffen, setzte Energiehaus Deutschland B2B auf einen kompletten Wechsel in einem neuen Gebäude. Der Plan für den neuen Standort: Ein Open Space mit klaren Linien, modernem Design und zahlreichen Möglichkeiten für den Austausch zwischen Teams und Mitarbeitenden auf einer 400 Quadratmeter großen Nutzfläche. „Unser Geschäft hat sich gewandelt, die Arbeitsumgebung muss dem Rechnung tragen“, erläutert Jochen Affeldt, Geschäftsführer der Energiehaus Deutschland B2B GmbH, die Hintergründe des Vorhabens.
Für das frische Bürokonzept und die neue Einrichtung für insgesamt 15 Mitarbeitende zeichnete Kinnarps verantwortlich. Die Experten für Innenarchitektur- und Möblierungslösungen begleiteten den gesamten Change-Prozess in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung. Schließlich ging es nicht nur um eine neue Büroausstattung: Es stand die Erarbeitung eines innovativen Open-Space-Büro-Konzepts mit klaren Vorgaben für den inspirativen Austausch an. Optisch sichtbare Hierarchien sollten mit dem neuen Konzept ebenso der Vergangenheit angehören wie Einzelbüros.
New-Work-Beratung durch Experten
Einer solchen tiefgreifenden Veränderung hin zu Desk-Sharing- und New-Work-Konzepten stehen häufig Bedenken der Belegschaft entgegen: „Persönliche Arbeitsplätze im Einzelbüro zugunsten einer Shared- und Clean-Desk-Policy aufzugeben, erzeugt oftmals Skepsis“, erläutert Dr. Jens Gebhardt, Commercial Director bei Kinnarps. Die New-Work-Experten kennen sich damit aus: Sie blicken auf einen Erfahrungsschatz von rund 400 Arbeitsplatzanalysen zurück – und wissen, dass es unverzichtbar ist, die Belegschaft mit ins Boot zu holen. Im Laufe des Open-Space-Projekts erhielten die Mitarbeitenden ausführliche Informationen über den aktuellen Stand. Virtuelle Rundgänge und regelmäßige Updates boten ihnen die Gelegenheit, sich mit allen Details und Neuerungen intensiv auseinanderzusetzen und Feedback zu geben.
Neue Arbeitsabläufe und Arbeitsformen verändern die Anforderungen an die Officewelt. Zugleich hat jedes Unternehmen individuelle Ansprüche an die Büroumgebung. Mit der Arbeitsplatzanalyse Next Office geht Kinnarps diesen Faktoren auf den Grund, bringt Workflows und Bedürfnisse in Einklang und schafft so die Basis für eine optimale Arbeitsplatzgestaltung – auch im Open Space. In der Zentrale von Energiehaus Deutschland stand vor allem die ganzheitliche Verbesserung der Arbeitsumgebung mit Akustik- und Beleuchtungsplanung sowie eine ergonomische Ausstattung im Fokus.
Begegnungszonen schaffen
Damit dies gelang, stimmte sich das Team von Kinnarps regelmäßig mit Jochen Affeldt ab: Es galt, Bedürfnisse und Visionen in Einklang zu bringen. Die Planung sah eine helle Open-Space-Fläche vor, auf der Vertrieb und Backoffice einander begegnen, die entspannte Treffen und informellen Austausch fördert.
Nach der Konzeption folgte die Praxis: Mit dem Interior-Design-Team von Kinnarps ging es daran, die Planungen in die Realität umzusetzen. Insgesamt nahm die Umbauzeit rund 13 Monate in Anspruch – und das Ergebnis kann sich sehen lassen.
Heute empfängt die Mitarbeitenden ein einladender Willkommensbereich mit Küche und Touchdown: In einem solchen Touchdown-Bereich finden kurze Besprechungen statt und er bietet Raum, um kleine Aufgaben auf einer variabel nutzbaren Fläche zu erledigen. Ein Tisch auf Rollen aus der Produktreihe Vagabond erlaubt maximale Flexibilität. Passend dazu flankieren filigrane, stabile Hocker auf Rollen die multifunktionale Zone. Vis-à-vis verbirgt sich ein kleiner abgetrennter Raum für Besprechungen mit Komfort: Für diesen sorgt ein Sofa aus der Serie Alto.
Ergonomie & Design im Open-Space-Büro
Dem Team stehen heute zwei offene Arbeitsbereiche zur Verfügung. Höhenverstellbare Schreibtische aus der Serie Polaris und ergonomische Bürodrehstühle aus der Modellreihe Plus ermöglichen dynamisches Arbeiten und Bewegung. Plus verfügt über den FreeFloat-Mechanismus: Rückenlehne und Sitz bewegen sich unabhängig voneinander und fördern so regelmäßiges Bewegen. Praktischer Stauraum mit eleganten Rollladentüren stammt aus der Serie Space.
Zusätzlich zu den offenen Zonen sollte dem Bedürfnis nach Ruhe und Konzentration Rechnung getragen werden. Dafür schuf Kinnarps ein großzügiges Zweierbüro mit höhenverstellbaren Tischen der Serie P. Für ungestörte Telefonate entstand eine separate Box. Insgesamt stehen dem Team heute fünf unterschiedliche Besprechungsorte zur Verfügung. Einer davon eignet sich dank des großen, V‑förmigen Tischs Disk auch für hybride Meetings.
Gute Gründe für Desk Sharing
Das neue Konzept bei Energiehaus Deutschland sah im Rahmen des Desk-Sharing-Konzepts auch eine Clean Desk Policy vor. Die Idee dahinter: „So aufgeräumt wie der Arbeitsplatz, so aufgeräumt ist der Kopf“, bemerkt Affeldt. Mitarbeitende verstauen persönliche Dinge in einer Box, die sich einfach überall hin mitnehmen lässt – an den Arbeitsplatz ebenso wie in die Telefonbox und in eine Meetingzone.
Dank der Open-Space-Bürogestaltung sowie der Integration verschiedener Begegnungszonen gelang, was das Konzept vorsah: die Durchmischung der Teams, ein effektiver Austausch untereinander und eine Intensivierung der Kontakte – auch von Kollegen, die sich zuvor nur selten begegneten. „Seit dem Einzug herrscht eine neue Dynamik im Büro, geprägt von gesteigerter Interaktion und Zusammenarbeit“, berichtet Affeldt. „Das Vertriebsteam mischt sich mit dem Backoffice-Team, es sitzen jetzt Leute zusammen, die vorher weniger miteinander zu tun hatten und nun merken, wie gut und wichtig der Austausch ist.“
Nachhaltigkeit & Design im Open Space
Entscheidend für eine gelungene Büroumgebung ist nicht zuletzt die Auswahl von Farben und Materialien. Sie tragen einen Löwenanteil zu einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre sowie zur Markenidentität des Unternehmens bei. Das Kinnarps Interior Design Team entschied sich, passend zu den Corporate-Farben von Energiehaus Deutschland, für eine harmonische Schattierung von Gelb- und Grüntönen. Die Farben ergänzen sich perfekt und wirken sich positiv auf die Raumwirkung und die Stimmung im Büro aus.
Natürliche Materialien ergänzen die Farbwahl perfekt und erzeugen eine warme, einladende Atmosphäre. Kinnarps setzt dabei auf Details aus hellem Holz, auf Bezugsstoffe aus Filz und Wolle sowie eine Wandgestaltung mit Elementen aus echtem Moos. Diese dienen nicht nur als optisches i‑Tüpfelchen, sondern dämpfen zugleich Geräusche. Im Eingangsbereich ergänzt eine Tapete mit floralen Motiven das Gesamtkonzept: Deren Farbtöne harmonieren optimal sowohl zur Möblierung als auch zu den akustisch wirksamen Moos-Modulen.
Bei der Auswahl der Einrichtung legte die Wemag-Unternehmensgruppe ebenso großen Wert auf Nachhaltigkeit wie Kinnarps. So stand die maßvolle Nutzung von Ressourcen und die Verwertung von Materialien im Sinne einer Kreislaufwirtschaft weit oben auf der Agenda.
Gelungenes Open-Space-Projekt
„Eine durchdachte Planung und Auswahl der zu den Bedürfnissen passenden Einrichtung kann den Austausch im Kollegium verbessern, die Produktivität steigern und die Zufriedenheit der Mitarbeiter fördern“, fasst Gebhardt zusammen. „Das zeigt das Projekt bei Energiehaus Deutschland anschaulich“. Zu einem guten Gelingen trägt nicht zuletzt auch eine harmonische Zusammenarbeit bei, bei der alle an einem Strang ziehen. Auch das gelang, wie Jochen Affeldt abschließend betont: „Die Zusammenarbeit mit dem Vertrieb und dem Interior-Design-Team von Kinnarps war außergewöhnlich harmonisch. Wir waren ein gutes Team und selten hat mir ein Projekt solchen Spaß gemacht.“
