Canon-Scan­ner: 2 Work­flow-Ver­bes­se­rer in der Pra­xis

Ein täg­li­ches Scan-Volu­men von bis zu 300 Sei­ten erfor­dert einen rei­bungs­lo­sen Work­flow mit zuver­läs­si­ger Hard­ware – und das bit­te auf kleins­tem Raum: Die neu­ro­chir­ur­gi­sche Pra­xis Dr. Dani­el Mein­hard in Hürth setzt seit Kur­zem auf zwei Canon-Scan­ner. Die bie­ten cle­ve­re Fea­tures, die nicht nur im medi­zi­ni­schen Bereich eine rechts­si­che­re Archi­vie­rung gewähr­leis­ten.

Seit 2015 behan­delt die neu­ro­chir­ur­gi­sche Pra­xis Dr. Dani­el Mein­hard in Hürth unter ande­rem Schmerz­pa­ti­en­ten mit einem Fokus auf aku­te und chro­ni­sche Wir­bel­säu­len­lei­den. Dabei fal­len in der Admi­nis­tra­ti­on zahl­rei­che Papier­do­ku­men­te an, die es gilt, in digi­ta­li­sier­ter Form in die Pati­en­ten­ak­te flie­ßen zu las­sen. Bis zu 300 Sei­ten, vor­nehm­lich im For­mat A4, ver­ar­bei­ten die Pra­xis-Mit­ar­bei­te­rin­nen täg­lich. Bis zum Som­mer 2024 stand dafür ein Scan­ner mit Basis-Funk­tio­nen zur Ver­fü­gung. Der genüg­te den wach­sen­den Anfor­de­run­gen jedoch nicht mehr. „So fehl­te es etwa an einer auto­ma­ti­schen Dop­pel­sei­ten-Erken­nung“, erin­nert sich Pra­xis­ma­na­ge­rin Ste­fa­nie Kulij. „Es kam zudem häu­fig zu Feh­lern, Sei­ten wur­den häu­fig dop­pelt oder gar nicht erfasst.“ Das erfor­der­te umständ­li­che Nach­be­ar­bei­tun­gen, erhöh­te Auf­merk­sam­keit beim Scan-Work­flow und kos­te­te viel Zeit.

Scan­ner gesucht & gefun­den

So stand fest, dass ein neu­es Sys­tem ein­zie­hen soll­te. Dr. Dani­el Mein­hard über­ließ die Aus­wahl sei­nen Mit­ar­bei­te­rin­nen, die täg­lich mit der Hard­ware umge­hen. Schnell fiel das Augen­merk auf eine Lösung von Canon. Der ultra­kom­pak­te image­FOR­MU­LA DR-C225 II soll­te sich als wie geschaf­fen dafür her­aus­stel­len, die Anfor­de­run­gen der Hür­ther Pra­xis zu erfül­len. Er benö­tigt dank sei­ner Bau­wei­se mini­ma­len Raum auf der Arbeits­flä­che und erlaubt einen kom­for­ta­blen Zugriff: Doku­men­te wer­den mit der bedruck­ten Sei­te nach oben in das Gerät gege­ben. Beid­sei­tig bedruck­te sowie Farbsei­ten erkennt der Canon-Scan­ner selbst­stän­dig, die Ver­ar­bei­tung gro­ßer Men­gen ver­ein­facht der auto­ma­ti­sche Doku­men­ten­ein­zug. Die Erfas­sung erfolgt mit einer hohen Auf­lö­sung von 600 dpi. So las­sen sich nicht nur Text­do­ku­men­te, son­dern etwa auch MRT- und CT-Auf­nah­men in gesto­chen schar­fer Qua­li­tät in die Pati­en­ten­ak­te über­füh­ren.

„Mit den Canon-Scan­nern ent­fällt die Not­wen­dig­keit einer ein­ge­hen­den Kon­trol­le, was frü­her viel Zeit gekos­tet und den Scan-Work­flow auf­ge­hal­ten hat.”

Ste­fa­nie Kulij, Pra­xis­ma­na­ge­rin bei Dr. Dani­el Mein­hard

Rei­bungs­lo­se Inte­gra­ti­on

Die Lie­fe­rung, die Inte­gra­ti­on in das haus­ei­ge­ne IT-Sys­tem sowie die Anbin­dung an die Pra­xis-Soft­ware über­nahm ein Sys­tem­haus, mit dem die Hür­ther Pra­xis regel­mä­ßig zusam­men­ar­bei­tet. Der Wech­sel erfolg­te prak­tisch ver­zö­ge­rungs­frei. Bereits nach weni­gen Minu­ten war die Instal­la­ti­on erle­digt und die Hard­ware ein­satz­be­reit. „Auf eine Ein­bin­dung ins Netz­werk haben wir ver­zich­tet“, erläu­tert Ste­fa­nie Kulij. „Die Hard­ware ist ledig­lich per Kabel mit einem PC ver­bun­den. Ein Zugriff von Außen auf sen­si­ble Daten ist folg­lich von vor­ne­her­ein aus­ge­schlos­sen.“

Canon-Scan­ner: Rechts­si­cher­heit ist gewähr­leis­tet

Der image­FOR­MU­LA DR-C225 II ent­spricht zudem der TR-Resiscan-Richt­li­nie: Unter ande­rem durch das Hin­zu­fü­gen einer elek­tro­ni­schen Signa­tur ist Rechts­si­cher­heit gewahrt. Das Fea­ture spielt nicht nur im Gesund­heits­we­sen eine wich­ti­ge Rol­le bei der Hard­ware-Aus­wahl. Auch im juris­ti­schen Bereich und in der Ver­wal­tung ist das erset­zen­de Scan­nen – das digi­ta­le Erfas­sen mit dem Zweck, ein rechts­si­che­res Abbild der Ori­gi­na­le zu erhal­ten – wesent­lich für den Beweis­wert digi­ta­ler Doku­men­te.

Heu­te funk­tio­niert der Scan-Work­flow an der Pra­xis-Anmel­dung in Hürth wie von selbst: Die gescann­ten Daten las­sen sich, falls not­wen­dig, über die Scan­ner-Soft­ware Cap­tu­re­On­Touch Pro von Canon begra­di­gen – was aller­dings kaum vor­kommt, wie Ste­fa­nie Kulij betont. Sie flie­ßen anschlie­ßend direkt zur Lang­zeit­ar­chi­vie­rung in die Pra­xis-Soft­ware.

Kom­for­ta­bler Scan-Work­flow

Dank der kom­pak­ten Maße und der gerin­gen Stell­flä­che steht der Canon-Scan­ner in unmit­tel­ba­rer Nähe der Mit­ar­bei­te­rin­nen. Ein Platz­wech­sel, wie er beim nun aus­ran­gier­ten Sys­tem not­wen­dig war, ist für den Scan-Vor­gang nicht mehr erfor­der­lich: Mit einem Hand­griff las­sen sich Doku­men­te ein­le­gen und wer­den rasch sowie ver­zö­ge­rungs­frei ver­ar­bei­tet. „Bis­lang tra­ten kei­ner­lei Pan­nen wie feh­len­de Sei­ten oder dop­pel­te Scans auf“, berich­tet Ste­fa­nie Kulij. „So ent­fällt auch die Not­wen­dig­keit einer ein­ge­hen­den Kon­trol­le, was frü­her viel Zeit gekos­tet und den Scan-Work­flow auf­ge­hal­ten hat.“ Der lei­se Betrieb macht den Ein­satz an der Anmel­dung kom­for­ta­bel: Der Scan-Vor­gang hat kei­nen Ein­fluss auf die Arbeits­ab­läu­fe und die Pati­en­ten­kom­mu­ni­ka­ti­on. Mit einem Volu­men von bis zu 25 Schwarz­weiß- und Farbsei­ten sowie bis zu 50 Bil­dern pro Minu­te benö­tigt das Pra­xis­team für die Daten­er­fas­sung nur noch weni­ge Minu­ten am Tag – und das trotz des hohen Sei­ten­auf­kom­mens. Aus­ge­legt ist das Gerät für bis zu 2.500 Scans.

Im ers­ten Schritt schaff­te Dr. Mein­hard einen Canon-Scan­ner an. Nach den guten Erfah­run­gen ent­schied man sich schon bald für ein Zweit­ge­rät. Bei­de Mit­ar­bei­te­rin­nen an der Anmel­dung kön­nen die Doku­men­ten­er­fas­sung gleich­zei­tig über­neh­men. „Die Ver­ar­bei­tung und Archi­vie­rung der Papier­do­ku­men­te nimmt mit der neu­en Scan-Aus­rüs­tung heu­te nur noch wenig Zeit in Anspruch“, fasst Ste­fa­nie Kulij zusam­men. „So bleibt mehr Zeit für die Pati­en­ten­ver­sor­gung und die Doku­men­ten­or­ga­ni­sa­ti­on geht buch­stäb­lich leich­ter von der Hand.“