Digi­ta­le Per­so­nal­ak­te für ein zeit­ge­mä­ßes Per­so­nal­ma­nage­ment

Trotz fort­schrei­ten­der Digi­ta­li­sie­rung fliegt die digi­ta­le Per­so­nal­ak­te manch­mal noch unter dem Radar. Zu Unrecht, denn gera­de als Teil einer Enter­pri­se-Con­tent-Manage­ment (ECM)- Lösung kann sie Work­flows in Human Resour­ces (HR) Abtei­lun­gen effi­zi­en­ter, fle­xi­bler und trans­pa­ren­ter gestal­ten.

Obwohl der Mehr­wert der Digi­ta­li­sie­rung erkannt wird, hapert es vie­ler­orts wei­ter an der Umset­zung. Das gilt auch für das Per­so­nal­we­sen. Per­so­nal­ver­ant­wort­li­che bear­bei­ten Ver­trä­ge und Doku­men­te auch heu­te noch oft in Papier­form. Gibt es digi­ta­le Doku­men­te, wer­den die­se nicht sel­ten müh­sam durch hän­di­sche Ein­ga­ben aus­ge­füllt. Dies bestä­tigt auch eine aktu­el­le Bench­mar­king-Stu­die der Uni­ver­si­tät Mann­heim und der Hoch­schu­le Rhein­Main, die zu dem Ergeb­nis kommt, dass über 86 Pro­zent der befrag­ten Unter­neh­men die Rele­vanz digi­ta­ler HR-Tech­no­lo­gien zwar als „hoch“ oder „sehr hoch“ ein­stuft, der HR-Digi­ta­li­sie­rungs­grad sich in den ver­gan­ge­nen Jah­ren aber kaum ver­än­dert hat. Die Digi­ta­li­sie­rung sta­gniert und wird nur sel­ten stra­te­gisch ange­gan­gen. Dabei lässt sich der Ein­stieg mit­tels ECM-Lösun­gen, wie der digi­ta­len Per­so­nal­ak­te, sehr struk­tu­riert und effi­zi­ent gestal­ten – auch wäh­rend des Tages­ge­schäfts. Bei der Umset­zung kön­nen erfah­re­ne Part­ner wie TA Tri­umph-Adler unter­stüt­zen.

„Die digi­ta­le Per­so­nal­ak­te stellt die Work­flows und die Anfor­de­run­gen der Mit­ar­bei­ten­den in den Mit­tel­punkt – und nicht die admi­nis­tra­ti­ve Detail­ar­beit.“

Ste­fan Halup­ka, Busi­ness Unit Direc­tor ECM & ICT DACH bei TA Tri­umph-Adler

Digi­ta­le Per­so­nal­ak­te: Erst digi­ta­li­sie­ren, dann pro­fi­tie­ren

Hat eine Fir­ma bis­her mit papier­ba­sier­ten Per­so­nal­ak­ten gear­bei­tet, gilt es, in einem ers­ten Schritt die Doku­men­te kon­se­quent zu digi­ta­li­sie­ren, was gera­de in grö­ße­ren Unter­neh­men eine nicht zu unter­schät­zen­de Her­aus­for­de­rung dar­stel­len kann. An die­sem Punkt soll­ten Fir­men auf spe­zia­li­sier­te Dienst­leis­ter set­zen, die „Scan on Demand“ auch für gro­ße Akten­be­stän­de anbie­ten. Die Doku­men­ten­spe­zia­lis­ten küm­mern sich um die Abho­lung der Doku­men­ten­be­stän­de und sor­gen für deren Über­füh­rung in ein digi­ta­les Archiv. Papier­do­ku­men­te, die neu in der Per­so­nal­ab­tei­lung lan­den, wer­den am Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem (MFP) ein­ge­scannt und direkt ins ECM-Sys­tem über­führt. Dabei leis­tet eine prak­ti­sche Funk­ti­on von moder­nen MFPs gute Diens­te: Die Rede ist von Opti­cal Cha­rac­ter Reco­gni­ti­on (OCR). Damit wer­den gedruck­te Buch­sta­ben oder Bil­der in com­pu­ter­les­ba­re Doku­men­te über­führt.

Sobald die Doku­men­te digi­tal vor­lie­gen, kann die Lösung ihre Vor­tei­le voll aus­spie­len: Als Modul inner­halb eines ECM-Sys­tems wer­den über die digi­ta­le Per­so­nal­ak­te auch die Geschäfts­pro­zes­se bei der Bear­bei­tung von Doku­men­ten digi­ta­li­siert. Dies erlaubt bei den ange­bo­te­nen Lösun­gen von TA Tri­umph-Adler unter ande­rem eine zen­tra­le Doku­men­ten­ver­wal­tung mit indi­vi­du­el­ler Regis­ter­struk­tur, ein auto­ma­ti­sier­tes Manage­ment von Wie­der­vor­la­gen oder dem Report­ing und die Voll­text­su­che. Dar­über hin­aus kön­nen Unter­neh­men über zusätz­li­che Fea­tures wie ein Pflicht­do­ku­men­ten-Moni­to­ring (zum Bei­spiel für Arbeits­ver­trä­ge), eine auto­ma­ti­sche Abla­ge der Doku­men­te mit Bar­code-Inte­gra­ti­on oder eine Zugriff- und Lese­er­laub­nis nach Berech­ti­gungs­schlüs­sel pro­fi­tie­ren.

Bei allen digi­ta­len Pro­zes­sen wird der Daten­schutz selbst­ver­ständ­lich gewähr­leis­tet, denn die digi­ta­le Per­so­nal­ak­te von TA Tri­umph-Adler ist inner­halb des ECM-Sys­tems fest ein­ge­bun­den in ein Rech­te- und Rol­len­sys­tem. Das bedeu­tet, dass nur zuvor auto­ri­sier­te Per­so­nen eine Akte, oder ein­zel­ne Berei­che und Doku­men­te, öff­nen und dar­in arbei­ten kön­nen. Ein wei­te­rer Vor­teil gegen­über der papier­ba­sier­ten Akte ist die orts- und zeit­un­ab­hän­gi­ge Nutz­bar­keit. Berech­ti­ge Per­so­nen kön­nen zu jeder Zeit auf frei­ge­schal­te­te Inhal­te zugrei­fen. Dar­über hin­aus ermög­li­chen moder­ne ECM-Sys­te­me auch die revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung von digi­ta­len Doku­men­ten. Damit wird sicher­ge­stellt, dass die gespei­cher­ten Infor­ma­ti­on dau­er­haft im Ori­gi­nal­zu­stand erhal­ten blei­ben und nicht nach­träg­lich geän­dert wer­den kön­nen.

„HR-Abtei­lun­gen, die auf die digi­ta­le Per­so­nal­ak­te umstei­gen, arbei­ten künf­tig effi­zi­en­ter, trans­pa­ren­ter und siche­rer. Ein­ge­bun­den in ein moder­nes ECM-Sys­tem wie yuuvis RAD as a Ser­vice las­sen sich digi­ta­le Work­flows im Unter­neh­men nicht nur sicher eta­blie­ren, auch Auf­wän­de und Kos­ten kön­nen spür­bar redu­ziert wer­den.“

ECM-Lösung via „On-Prem“ oder Cloud ver­füg­bar

TA Tri­umph-Adler bie­tet die digi­ta­le Per­so­nal­ak­te als Modul eines ECM-Sys­tems in zwei Bereit­stel­lungs­va­ri­an­ten an: Ent­we­der als loka­le On-Pre­mi­se- oder als ECM-Lösung aus der euro­päi­schen Cloud. Die On-Prem-Vari­an­te lässt sich hoch­gra­dig indi­vi­dua­li­sie­ren und auch an sehr spe­zi­fi­sche Anfor­de­run­gen eines Unter­neh­mens anpas­sen. Der Vor­teil eines ECM-Sys­tems aus der Cloud, wie yuuvis RAD as a Ser­vice, ist unter ande­rem, dass es unmit­tel­bar ein­ge­setzt wer­den kann und in der Regel mit kür­ze­ren Imple­men­tie­rungs­zei­ten ein­her­geht.

In punc­to Daten­si­cher­heit erfül­len bei­de Vari­an­ten höchs­te Sicher­heits­stan­dards. Als Mana­ged Ser­vices Pro­vi­der hos­tet TA Tri­umph-Adler bei yuuvis RAD as a Ser­vice dar­über hin­aus die kom­plet­te Cloud-Umge­bung für ein Unter­neh­men und über­nimmt Bereit­stel­lung, Updates und War­tung des ECM-Sys­tems. Alle Rechen­zen­tren befin­den sich in Euro­pa und erfül­len die gel­ten­den Com­pli­ance-Anfor­de­run­gen, unter ande­rem die Nor­men ISO 27001 sowie ISO 9001.

HR-Abtei­lun­gen soll­ten digi­ta­le Chan­cen ergrei­fen

Fir­men, die von der papier­ba­sier­ten auf die digi­ta­le Per­so­nal­ak­te umstei­gen, ver­ar­bei­ten wert­vol­le Infor­ma­tio­nen künf­tig effi­zi­en­ter, trans­pa­ren­ter und siche­rer. Ein­ge­bun­den in ein moder­nes ECM-Sys­tem las­sen sich Work­flows schlan­ker gestal­ten und wich­ti­ge Daten zeit- und orts­un­ab­hän­gig ver­füg­bar machen. Beglei­tet von einem erfah­re­nen Part­ner wie TA Tri­umph-Adler kann die Ein­füh­rung effi­zi­ent geplant, umge­setzt und auf Wunsch auch kom­plett aus­ge­la­gert wer­den. Eben­so pro­fi­tie­ren Unter­neh­men jeder Grö­ße von den Vor­tei­len der Digi­ta­li­sie­rung.  

Mehr Infor­ma­tio­nen zur digi­ta­len Per­so­nal­ak­te von TA Tri­umph-Adler fin­den Inter­es­sier­te auf die­ser Web­site.