Dokumente digitalisieren: Dies ist, nach FACTS-Leserumfragen zu urteilen, in den meisten Unternehmen schon lange ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Doch mit dem Scannen allein ist es nicht getan, da sonst enormes Potenzial zur Workflowoptimierung verschenkt wird.
Damit der Erfassungsprozess nach der Digitalisierung von Papierdokumenten nicht gleich endet, bietet Kodak Alaris mit Info Input Solution eine Lösung an, die es laut Hersteller erlaubt, manuelle Arbeitsschritte zu eliminieren und ganze Workflows zu automatisieren, wodurch die Produktivität deutlich gesteigert wird.
„Kodak Info Input Solution automatisiert zuverlässig den Erfassungsprozess von Dokumenten und Daten, wodurch dieser effizienter und produktiver wird, während die Fehlerquote gesenkt wird.“
Jürgen Krüger, Managing Director bei Kodak Alaris
„Kodak Info Input Solution ist eine IDP-Lösung (Intelligent Document Processing) für die dezentrale Erfassung. Die webbasierte Anwendung ist schnell sowie kostengünstig bereitgestellt und im Vergleich zur Installation von Software auf Benutzer-PCs einfach zu verwalten“, schildert Kodak Alaris Managing Director Jürgen Krüger. „Die Lösung ist skalierbar, sicher, heterogen sowie benutzerfreundlich und bietet Unternehmen eine praktische Möglichkeit, vorhandene Investitionen zu nutzen. Für die Automatisierung von Prozessen stehen dem Anwender eine ganze Reihe an innovativen Funktionen zur Verfügung“.
Klassifizierung durch KI
Der Klassifizierungsvorgang besteht grundsätzlich darin, dass Formulare und Standarddokumente automatisch erkannt werden und dementsprechend am Zielort gespeichert, in Folgesysteme integriert oder per E‑Mail versandt werden. Im Falle von Kodak Info Input Solution übernimmt die Software diesen Vorgang dank integrierter Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML). Anwender müssen die Lösung je nach Dokumenten- und Formulartyp lediglich einmal anlernen, alles andere geschieht automatisiert im Hintergrund. Darüber hinaus bietet Info Input Solution mit seiner Trainingsfunktion eine intuitive und sehr schnelle Möglichkeit, die Erkennungsquote der konfigurierten Klassifizierungen zu überprüfen, damit diese im Einsatz zuverlässig arbeiten.
Extraktion/Formularlesung
Kodak Info Input Solution ermöglicht die automatisierte Extraktion von Daten aus gescannten Dokumenten. So werden beispielsweise aus Anmeldeformularen wichtige Informationen wie persönliche Daten, Bankverbindung oder Eintrittsdatum ohne manuelle Zwischenschritte direkt ausgelesen und in Folgesysteme übertragen, wodurch sich auch weitere Vorgänge automatisiert anstoßen lassen.
Rechnungslesung
Daten aus gescannten Rechnungen manuell in Folgesysteme einzupflegen ist sehr zeitaufwändig und Übertragungsfehler sind keine Seltenheit. Möchte man diesen Prozess automatisieren, gelingt dies ohne den Einsatz künstlicher Intelligenz nur mit enormem Aufwand, da Rechnungen ein sehr heterogener Dokumententyp sind und sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Kodak Info Input Solution bietet daher Schnittstellen zu den gängigen KI-Anbietern Google, Amazon und Microsoft, die bereits mit hunderttausenden Rechnungen angelernt wurden. Für den Nutzer unmerklich werden die gescannten Daten in der Cloud ausgelesen und im Anschluss wieder zurückgegeben.
Grundsätzlich wird jede KI in der Cloud betrieben, doch in einigen Bereichen ist aufgrund strenger Datenschutzrichtlinien die Cloudnutzung nicht zulässig. Kodak Alaris ist sich dessen bewusst, weshalb Anwender von Info Input Solution die Wahl zwischen einer cloudbasierten oder einer On-Prem-Lösung (ausschließlich mit Microsoft möglich) haben. Damit lassen sich Rechnungen intelligent auslesen und die Daten direkt in Folgesysteme integrieren, ohne dass der Anwender hierzu manuell eingreifen muss.
Dokumente digitalisieren: Was ist mit Handschriftenerkennung?
Handschriftlich ausgefüllte Dokumente sind noch in ganz vielen Branchen wie bei Behörden, im Gesundheitswesen, aber auch bei Banken und Versicherungen anzutreffen. Die manuelle Eingabe erfordert viel Zeit und ist fehlerbehaftet. Konventionelle Erfassungssoftware kann zwar maschinell ausgefüllte Dokumente intelligent erfassen und weiterverarbeiten, bei der Handschriftenerkennung stoßen jedoch viele aktuelle Lösungen an ihre Grenzen. Anders hingegen Kodak Info Input Solution.
Die IDP-Lösung verfügt über Schnittstellen zu gängigen intelligenten Lösungen zur Handschriftenerkennung, wie die von Microsoft, Google oder Amazon. Analog zur Rechnungslesung arbeitet diese in der Cloud. Auch hierfür bietet Kodak Alaris die Möglichkeit, die intelligente Handschriftenerkennung wahlweise cloudbasiert oder als On-Prem-Lösung (ebenfalls nur Microsoft) zu betreiben. Vor allem dort, wo täglich viele handschriftliche Dokumente anfallen, soll die Lösung die Produktivität erheblich verbessern. Erstaunlich: Nicht nur handschriftliche Blockschrift, sondern auch Schreibschrift wird erkannt und in digitale Daten umgewandelt.
„Kodak Info Input Solution automatisiert zuverlässig den Erfassungsprozess von Dokumenten und Daten, wodurch dieser effizienter und produktiver wird, während die Fehlerquote gesenkt wird“, fasst Krüger zusammen. „Dies gelingt mithilfe von künstlicher Intelligenz sowie Maschine Learning, was in diesem Umfang wohl einzigartig auf dem Markt ist.“
