Bele­ge ein­fach digi­ta­li­sie­ren mit dem Canons Tisch­scan­ner und dem DMS-Sys­tem Bele­ge­box

Bele­ge bear­bei­te­te der MONTESSORI För­der­kreis Nürn­berg e.V. bis vor Kur­zem noch nahe­zu voll­stän­dig manu­ell. Nach dem Mot­to „digi­tal ist bes­ser“, ersetz­te das Zen­trum die ana­lo­ge Welt durch eine intui­ti­ve, ein­fach bedien­ba­re Scan­ner-Lösung. In den Haupt­rol­len: der kom­pak­te Canon Tisch­scan­ner DR-C225II und das Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem Bele­ge­box.

Der MONTESSORI För­der­kreis Nürn­berg e.V. ist mit ver­schie­de­nen Ein­rich­tun­gen an einem Stand­ort aktiv, dar­un­ter mit einer Schu­le und einem Kin­der­haus. Die Ver­wal­tung war unter ande­rem für die Beleg­frei­ga­be, Zah­lun­gen und die Buch­hal­tung zustän­dig: Bis dato gin­gen täg­lich zahl­rei­che unter­schied­li­che Doku­men­ten­ty­pen ein, wie Rech­nun­gen, Lie­fer­schei­ne, Ver­trä­ge oder Bar­be­le­ge.

Die­se bear­bei­te­te die Ver­wal­tung lan­ge Zeit manu­ell – mit ent­spre­chend lan­gen Wegen und einem hohem Zeit­auf­wand. Rech­nun­gen und Lie­fer­schei­ne muss­ten hän­disch zusam­men­ge­führt und von einem Mit­ar­bei­ter auf ana­lo­gem Weg an die zustän­di­ge Stel­le wei­ter­ge­lei­tet, Kas­sen­be­le­ge von meh­re­ren Stel­len frei­ge­ge­ben wer­den.

Beim MONTESSORI För­der­kreis wur­de es somit höchs­te Zeit für Digi­ta­li­sie­rung. Die Anfor­de­run­gen waren klar: „Wir woll­ten den zuvor sehr papier­las­ti­gen Pro­zess der Beleg­erfas­sung voll­stän­dig neu auf­set­zen, opti­mie­ren und dabei für alle Mit­ar­bei­ter intui­tiv gestal­ten – auch für die, die digi­tal nicht so affin sind“, erläu­tert Marei­ke Rypal­la, beim MONTESSORI För­der­kreis zustän­dig für Digi­ta­li­sie­rung und tech­ni­schen Daten­schutz.

Cloud-Lösung für Bele­ge: Doku­men­ten­ma­nage­ment Bele­ge­box eine

Die opti­ma­le Lösung für die­se Anfor­de­run­gen stammt von der Docun­out GmbH. Das Nürn­ber­ger Sys­tem­haus hat mit dem Doku­men­ten­ma­nage­ment Bele­ge­box eine Cloud-Lösung ent­wi­ckelt, die exakt zu den Ansprü­chen klei­ner Betrie­be und Ver­bän­de passt.

Die über­sicht­li­che Benut­zer­ober­flä­che ist ohne lang­wie­ri­ge Ein­ar­bei­tungs­zeit ver­ständ­lich und das Pro­gramm dient als zen­tra­le Sam­mel­stel­le für Doku­men­te aller Art: vom Kas­sen­zet­tel bis zum mehr­sei­ti­gen Lie­fer­schein, unab­hän­gig davon, aus wel­cher On- oder Off­line-Quel­le es stammt.

Als idea­le Hard­ware für die Bele­ge-Digi­ta­li­sie­rung beim MONTESSORI För­der­kreis erkann­te Alex­an­der Steiss, gemein­sam mit Mat­thi­as Mey­er Geschäfts­füh­rer der Docun­out GmbH, den kom­pak­ten Doku­men­ten­scan­ner Canon DR-C225II.

„Der WLAN-Scan­ner Canon DR-C225II ist ide­al für die Voll­in­te­gra­ti­on in die Bele­ge­box und erlaubt eine ein­fa­che, schnel­le und intui­ti­ve Beleg­erfas­sung mit allen Fea­tures wie Auto-Roa­ta­ti­on und Trenn­stem­pel“, ver­rät Steiss.

Zu den wich­tigs­ten Plus­punk­ten, die den Scan­ner heu­te zum unver­zicht­ba­ren Doku­men­ten-Assis­ten­ten machen, gehö­ren neben der gerin­gen Stell­flä­che dank des ultra­kom­pak­ten Designs auch ein beson­ders flot­tes Arbeits­tem­po.

Das Gerät ist nach dem Hoch­fah­ren inner­halb weni­ger Sekun­den ein­satz­be­reit, erfasst Doku­men­te bis zum A3-For­mat und erstellt Scans mit opti­ma­ler opti­scher Zei­chen­er­ken­nung (OCR). Das gelingt nicht zuletzt auf­grund der inte­grier­ten CMOS-CIS (Cont­act Image Sensor)-Einheit.

Mit Anbin­dung an die Bele­ge­box eröff­net der DR-C225II eine Viel­zahl an Funk­tio­nen, die den Mit­ar­bei­tern des MONTESSORI För­der­krei­ses die Beleg­erfas­sung und ‑wei­ter­ver­ar­bei­tung so ein­fach wie mög­lich macht. So las­sen sich etwa gro­ße Men­gen Rech­nun­gen auto­ma­tisch sta­pel­wei­se ein­scan­nen, Dop­pel­zu­fuh­ren wer­den per Ultra­schal­ler­ken­nung zuver­läs­sig erfasst.

Intel­li­gen­te Beleg­ver­ar­bei­tung in der Cloud

Zudem ist sicher­ge­stellt, dass sämt­li­che Infor­ma­tio­nen erkannt und gespei­chert wer­den. Anschlie­ßend las­sen sie sich mit einem Trenn­stem­pel ver­se­hen: Durch einen QR-Code auf jeder ers­ten Sei­te eines Doku­ments erkennt die Bele­ge­box, wenn ein neu­es beginnt und spei­chert die Bele­ge jeweils sepa­rat ab.

Als deut­li­che Ver­ein­fa­chung erweist sich auch das digi­ta­le Hef­ten: Dabei las­sen sich in der Bele­ge­box zuein­an­der gehö­ri­ge Doku­men­te mit einem Klick grup­pie­ren – zum Bei­spiel eine Rech­nung plus Lie­fer­schein. Die Wei­ter­lei­tung an die zustän­di­gen Stel­len zur Beleg­frei­ga­be erfolgt heu­te eben­falls digi­tal im DMS.

Das ein­fa­che Hand­ling stand im Mit­tel­punkt der Anfor­de­run­gen des MONTESSORI För­der­krei­ses – und die wur­den voll erfüllt. Idea­ler­wei­se soll­te die neue Lösung den Pro­zess der Beleg­erfas­sung 1:1 so abbil­den, dass die Mit­ar­bei­ter sich nicht an neue Abläu­fe gewöh­nen soll­ten. „Mit der Bele­ge­box und dem Canon DR-C225II gelingt das“, stellt Rypal­la fest. „Das Sys­tem erfor­dert kei­ne Fach­kennt­nis­se, sodass auch Mit­ar­bei­ter, die sel­ten einen Com­pu­ter nut­zen, damit mühe­los arbei­ten.“

Ein­fa­che Imple­men­tie­rung

Mühe­los erfolg­te auch die Ein­bin­dung von Scan­ner und DMS in die Infra­struk­tur des Ver­eins. „Das ist eben­falls einer der Plus­punk­te der Bele­ge­box“, sagt Steiss. „Das Set­up und die Anbin­dung, etwa für Rech­nungs­ein­gangs-E-Mails oder das Pro­gramm DATEV Unter­neh­men online, dau­er­ten nur rund 1,5 Stun­den. Danach lief alles – und das bis heu­te pro­blem­los.“

Das bestä­tigt Rypal­la: „Wir sind sowohl mit dem Scan­ner selbst über­aus zufrie­den als auch mit der Soft­ware. Die Hard­ware benö­tigt kaum Platz und arbei­tet sehr schnell. Mit der Bele­ge­box bil­den wir die ehe­mals ana­lo­gen Pro­zes­se nahe­zu voll­stän­dig digi­tal ab. Bedenkt man, dass der gesam­te Vor­gang der Beleg­erfas­sung hier im Hau­se wei­ter­hin teil­wei­se ana­log statt­fin­den muss – zum Bei­spiel, weil Eltern täg­lich Kas­sen­be­le­ge ein­rei­chen –, ist die­se hybri­de Lösung schon sehr smart.“